Implementación de gestión documental en la Dirección de Administración y Finanzas en la Universidad Mayor

Abstract

En este documento se presenta el proyecto aplicado de titulación para el semestre primavera 2016 de acuerdo a los parámetros establecidos por la Facultad de Humanidades para optar al Título de Ingeniero en Administración con mención en Finanzas y Control Presupuestario. El trabajo está enfocado en la implementación de un sistema que mejora la gestión de documentos en la Dirección de Administración Financiera logrando eficiencia, productividad y protegiéndolos de pérdidas u tramitaciones engorrosas. La Universidad Mayor ha tenido un cambio y desarrollo continúo esto conlleva que la organización necesite tener herramientas necesarias para los desafíos que se le presentan, más aún cuando la tendencia es caminar hacia instituciones SUSTENTABLES, es por esto que además de tener dichas herramientas debemos saber utilizarlas e interpretarlas para así avanzar y crecer a lo largo del tiempo. A partir de lo anterior es necesario que se proporcionen determinadas herramientas o estructuras para manejar la documentación en el sistema de información de la Dirección de Administración Financiera perteneciente a la Universidad Mayor para que le permitan tomar decisiones de manera más rápida y eficiente. La idea de realizar éste proyecto de título se debe a que la Universidad Mayor con el paso de los años ha ido desarrollándose y creando más unidades académicas y administrativas, aumentando las tareas de gestión de los documentos, lo que en ocasiones conlleva a retrasos o perdida de ellos, surge la necesidad de implementar un sistema que digitalice dichos documentos con el propósito de alcanzar un grado de eficiencia, confidencialidad y seguridad superior a los estándares actuales. Para la realización de aquello y con la ayuda del plan estratégico, se diseñará una mejora en aquellos departamentos a especificar donde se manejan grandes volúmenes de documentación con el fin de ser implementado en todas las áreas administrativas de la Universidad Mayor.

En este documento se presenta el proyecto aplicado de titulación para el semestre primavera 2016 de acuerdo a los parámetros establecidos por la Facultad de Humanidades para optar al Título de Ingeniero en Administración con mención en Finanzas y Control Presupuestario. El trabajo está enfocado en la implementación de un sistema que mejora la gestión de documentos en la Dirección de Administración Financiera logrando eficiencia, productividad y protegiéndolos de pérdidas u tramitaciones engorrosas. La Universidad Mayor ha tenido un cambio y desarrollo continúo esto conlleva que la organización necesite tener herramientas necesarias para los desafíos que se le presentan, más aún cuando la tendencia es caminar hacia instituciones SUSTENTABLES, es por esto que además de tener dichas herramientas debemos saber utilizarlas e interpretarlas para así avanzar y crecer a lo largo del tiempo. A partir de lo anterior es necesario que se proporcionen determinadas herramientas o estructuras para manejar la documentación en el sistema de información de la Dirección de Administración Financiera perteneciente a la Universidad Mayor para que le permitan tomar decisiones de manera más rápida y eficiente. La idea de realizar éste proyecto de título se debe a que la Universidad Mayor con el paso de los años ha ido desarrollándose y creando más unidades académicas y administrativas, aumentando las tareas de gestión de los documentos, lo que en ocasiones conlleva a retrasos o perdida de ellos, surge la necesidad de implementar un sistema que digitalice dichos documentos con el propósito de alcanzar un grado de eficiencia, confidencialidad y seguridad superior a los estándares actuales. Para la realización de aquello y con la ayuda del plan estratégico, se diseñará una mejora en aquellos departamentos a especificar donde se manejan grandes volúmenes de documentación con el fin de ser implementado en todas las áreas administrativas de la Universidad Mayor.