Desarrollo de nuevo proceso de aprobación de crédito: Electronic Credit Limit Application eCLA

Abstract

Uno de los activos más importantes de la compañía es el de las cuentas por cobrar, por lo tanto, la recolección a tiempo es de suma importancia. Para mantener la calidad del departamento de Crédito y Cobranzas, es necesario reducir el trabajo administrativo que no aporta valor a la organización, logrando así un enfoque a las tareas de mayor relevancia. Actualmente el procedimiento de solicitudes de crédito de clientes se realiza de forma manual, lo cual acarrea gran carga de trabajo administrativo. El procedimiento de solicitud de crédito es el siguiente: El ejecutivo de la cuenta entrega al departamento de crédito y cobranzas los documentos necesarios para analizar la solicitud. Los documentos son los siguientes: CLA , Solicitud de crédito firmada por el representante legal, fotocopia de CI del representante legal y escritura de la empresa. El departamento de crédito y cobranzas agrega un informe Dicom- Equifax y sus comentarios luego de analizar todos los documentos. Las solicitudes de crédito son aprobadas/ rechazadas en un comité crediticio de los directores. Luego de que las solicitudes son aprobadas/ rechazadas, los documentos son entregados nuevamente al departamento de crédito y cobranzas, quienes envían vía email los resultados del comité al departamento de ventas, actualizan los términos de crédito del cliente en el sistema ACON y luego archivan los documentos para posteriormente ser enviados a bodega. Dentro de este proyecto, desarrollaremos un nuevo proceso de solicitudes y aprobación crediticia, el cual simplificará el actual procedimiento, disminuirá la carga de tareas administrativas y reducirá costos innecesarios para la organización. ECLA “Electronic Credit Limit Application” es una funcionalidad dentro de ACON para manejar el flujo de aprobaciones de límites de crédito en línea, cargando automáticamente la información del cliente y creando un historial de cada decisión tomada por la organización. Esto automatiza las decisiones de límites de crédito dentro de un marco determinado ECLA es una herramienta a través de la cual podremos tener un consolidado de la información de cada cliente, de fácil acceso para todos los involucrados. El procedimiento es el siguiente: El departamento de ventas carga la documentación necesaria para el análisis de la solicitud de crédito en una planilla disponible entre ventas y personal de finanzas encargado de analizar los créditos. El departamento de crédito y cobranza analiza la documentación y luego sube un eCLA a través de ACON indicando monto de la solicitud, términos de crédito, negocios pactados con el cliente y todo lo relevante para la aprobación del comité crediticio.  Al cargar la solicitud de crédito en ACON, automáticamente recibirán un correo electrónico las personas calificadas para la aprobación de ésta, informando que existe una solicitud pendiente. Luego de aprobar o rechazar una solicitud, la información se carga automáticamente a la cuenta del cliente en el sistema. La persona que sube el eCLA al sistema y el ejecutivo de la cuenta del cliente recibirán automáticamente un correo con la decisión. A través de la implementación de esta funcionalidad, reduciremos los tiempos de aprobación de límites de crédito, reduciendo también la carga laboral del personal de Crédito y Cobranzas.

Uno de los activos más importantes de la compañía es el de las cuentas por cobrar, por lo tanto, la recolección a tiempo es de suma importancia. Para mantener la calidad del departamento de Crédito y Cobranzas, es necesario reducir el trabajo administrativo que no aporta valor a la organización, logrando así un enfoque a las tareas de mayor relevancia. Actualmente el procedimiento de solicitudes de crédito de clientes se realiza de forma manual, lo cual acarrea gran carga de trabajo administrativo. El procedimiento de solicitud de crédito es el siguiente: El ejecutivo de la cuenta entrega al departamento de crédito y cobranzas los documentos necesarios para analizar la solicitud. Los documentos son los siguientes: CLA , Solicitud de crédito firmada por el representante legal, fotocopia de CI del representante legal y escritura de la empresa. El departamento de crédito y cobranzas agrega un informe Dicom- Equifax y sus comentarios luego de analizar todos los documentos. Las solicitudes de crédito son aprobadas/ rechazadas en un comité crediticio de los directores. Luego de que las solicitudes son aprobadas/ rechazadas, los documentos son entregados nuevamente al departamento de crédito y cobranzas, quienes envían vía email los resultados del comité al departamento de ventas, actualizan los términos de crédito del cliente en el sistema ACON y luego archivan los documentos para posteriormente ser enviados a bodega. Dentro de este proyecto, desarrollaremos un nuevo proceso de solicitudes y aprobación crediticia, el cual simplificará el actual procedimiento, disminuirá la carga de tareas administrativas y reducirá costos innecesarios para la organización. ECLA “Electronic Credit Limit Application” es una funcionalidad dentro de ACON para manejar el flujo de aprobaciones de límites de crédito en línea, cargando automáticamente la información del cliente y creando un historial de cada decisión tomada por la organización. Esto automatiza las decisiones de límites de crédito dentro de un marco determinado ECLA es una herramienta a través de la cual podremos tener un consolidado de la información de cada cliente, de fácil acceso para todos los involucrados. El procedimiento es el siguiente: El departamento de ventas carga la documentación necesaria para el análisis de la solicitud de crédito en una planilla disponible entre ventas y personal de finanzas encargado de analizar los créditos. El departamento de crédito y cobranza analiza la documentación y luego sube un eCLA a través de ACON indicando monto de la solicitud, términos de crédito, negocios pactados con el cliente y todo lo relevante para la aprobación del comité crediticio.  Al cargar la solicitud de crédito en ACON, automáticamente recibirán un correo electrónico las personas calificadas para la aprobación de ésta, informando que existe una solicitud pendiente. Luego de aprobar o rechazar una solicitud, la información se carga automáticamente a la cuenta del cliente en el sistema. La persona que sube el eCLA al sistema y el ejecutivo de la cuenta del cliente recibirán automáticamente un correo con la decisión. A través de la implementación de esta funcionalidad, reduciremos los tiempos de aprobación de límites de crédito, reduciendo también la carga laboral del personal de Crédito y Cobranzas.