Estandarización proceso compras de frutas y verduras

Abstract

El proyecto de estandarización del proceso de compras del área de frutas y verduras ha sido diseñado para alinear a la compañía y particularmente al área comercial de frutas y verduras en la gestión de compras. Llevar a cabo el día a día no es una tarea fácil, por lo tanto una herramienta de ayuda es significativamente importante para situaciones simples como es salir a la hora que corresponde ya que cada día, el área comercial de frutas y verduras se enfrenta a diferentes situaciones, esto considerando una amplitud de locales excede las 200 salas. Uno de los procesos más importantes es aquel de la compra diaria de frutas y verduras, proceso que básicamente consiste en comprar día a día una variable cantidad de productos del área de frutas y verduras a los proveedores que actualmente mantienen acuerdos comerciales vigentes, surtido que llegará luego a cada una de las salas de supermercado. La demanda es generada por cada uno de los supermercados, los cuales deben solicitar a la central el mix de productos que luego recibirán, lo hacen a través de en un sistema llamado “Herramienta de compras”, así el área comercial trabaja para mantener el abastecimiento de las cadenas Jumbo y Santa Isabel con todo el surtido de productos. El trabajo y proceso de compras no está estandarizado o definido en el área de negocios, la recepción de información y la toma de decisiones para la compra es un proceso absolutamente manual, solamente apoyado por planillas Excel con fórmulas complejas que determinan la gestión de compras. Los proveedores envían la información vía correo electrónico, pero hasta hace poco tiempo esta se entregaba vía teléfono y las órdenes de compra se enviaban por fax, sin embargo hoy existe un sistema que envía automáticamente las órdenes de compra a cada uno de los proveedores vía correo electrónico o sistema computacional B2B. Este desarrollo ayudó a entregar muchas horas hombre al área para que los colaboradores enfoquen su tiempo en el negocio. Cabe destacar que de la gran parte de las áreas de negocio de supermercados, en frutas y verduras el trabajo de abastecimiento es diario debido a la corta vida útil de los productos que se trafican, a diferencia de abarrotes, limpieza, vestuario o botillería donde se mantienen mayores cantidades de stock disponible, no obstante en las áreas de perecibles, por el origen de los productos, la disponibilidad de ellos se puede ver afectada incluso por factores climáticos, donde la oferta por parte de los proveedores puede caer drásticamente o aumentar en 2 o 3 días dependiendo de la época. Considerando lo anterior, esta estandarización estará enfocada a aquellas áreas en que los productos comercializados posean una vida útil corta y el proceso de compra sea diario o muy reiterativo en el tiempo, este proyecto consiste en un proceso integrado para generar compras en el área de negocios de frutas y verduras de Cencosud supermercados, el desarrollo consistirá en crear una estandarización donde convivan y crucen 3 flujos de información para la toma de decisiones de las compras y abastecimiento de los supermercados Cencosud. El flujo comenzará con los proveedores, donde su papel principal será entregar a Cencosud la disponibilidad de producto o grupos de productos, esta es la oferta que el proveedor está dispuesto a entregar al actual precio pactado. Con esta información los Jefes de Producto o “Product Managers” tendrán la responsabilidad de indicar qué cuotas o asignaciones porcentuales de compra se deben determinar a cada proveedor, así como también de cada uno de los productos que se dispondrán para la compra. Finalmente el asistente comercial, quién trabaja directamente con el jefe de producto, él será el responsable de ejecutar el proceso de compra previo recibir toda esta información comercial, por una parte saber qué y cuánto volumen de productos disponibles posee y por otra, bajo qué criterio comercial debe realizar la función de compra, también un rol de este último es poder detectar errores, cuadrar compras, informar los problemas y llevar a cabo el proceso de compra de la forma más eficiente posible.

El proyecto de estandarización del proceso de compras del área de frutas y verduras ha sido diseñado para alinear a la compañía y particularmente al área comercial de frutas y verduras en la gestión de compras. Llevar a cabo el día a día no es una tarea fácil, por lo tanto una herramienta de ayuda es significativamente importante para situaciones simples como es salir a la hora que corresponde ya que cada día, el área comercial de frutas y verduras se enfrenta a diferentes situaciones, esto considerando una amplitud de locales excede las 200 salas. Uno de los procesos más importantes es aquel de la compra diaria de frutas y verduras, proceso que básicamente consiste en comprar día a día una variable cantidad de productos del área de frutas y verduras a los proveedores que actualmente mantienen acuerdos comerciales vigentes, surtido que llegará luego a cada una de las salas de supermercado. La demanda es generada por cada uno de los supermercados, los cuales deben solicitar a la central el mix de productos que luego recibirán, lo hacen a través de en un sistema llamado “Herramienta de compras”, así el área comercial trabaja para mantener el abastecimiento de las cadenas Jumbo y Santa Isabel con todo el surtido de productos. El trabajo y proceso de compras no está estandarizado o definido en el área de negocios, la recepción de información y la toma de decisiones para la compra es un proceso absolutamente manual, solamente apoyado por planillas Excel con fórmulas complejas que determinan la gestión de compras. Los proveedores envían la información vía correo electrónico, pero hasta hace poco tiempo esta se entregaba vía teléfono y las órdenes de compra se enviaban por fax, sin embargo hoy existe un sistema que envía automáticamente las órdenes de compra a cada uno de los proveedores vía correo electrónico o sistema computacional B2B. Este desarrollo ayudó a entregar muchas horas hombre al área para que los colaboradores enfoquen su tiempo en el negocio. Cabe destacar que de la gran parte de las áreas de negocio de supermercados, en frutas y verduras el trabajo de abastecimiento es diario debido a la corta vida útil de los productos que se trafican, a diferencia de abarrotes, limpieza, vestuario o botillería donde se mantienen mayores cantidades de stock disponible, no obstante en las áreas de perecibles, por el origen de los productos, la disponibilidad de ellos se puede ver afectada incluso por factores climáticos, donde la oferta por parte de los proveedores puede caer drásticamente o aumentar en 2 o 3 días dependiendo de la época. Considerando lo anterior, esta estandarización estará enfocada a aquellas áreas en que los productos comercializados posean una vida útil corta y el proceso de compra sea diario o muy reiterativo en el tiempo, este proyecto consiste en un proceso integrado para generar compras en el área de negocios de frutas y verduras de Cencosud supermercados, el desarrollo consistirá en crear una estandarización donde convivan y crucen 3 flujos de información para la toma de decisiones de las compras y abastecimiento de los supermercados Cencosud. El flujo comenzará con los proveedores, donde su papel principal será entregar a Cencosud la disponibilidad de producto o grupos de productos, esta es la oferta que el proveedor está dispuesto a entregar al actual precio pactado. Con esta información los Jefes de Producto o “Product Managers” tendrán la responsabilidad de indicar qué cuotas o asignaciones porcentuales de compra se deben determinar a cada proveedor, así como también de cada uno de los productos que se dispondrán para la compra. Finalmente el asistente comercial, quién trabaja directamente con el jefe de producto, él será el responsable de ejecutar el proceso de compra previo recibir toda esta información comercial, por una parte saber qué y cuánto volumen de productos disponibles posee y por otra, bajo qué criterio comercial debe realizar la función de compra, también un rol de este último es poder detectar errores, cuadrar compras, informar los problemas y llevar a cabo el proceso de compra de la forma más eficiente posible.