Plan de mejora, área comercial Importadora Guayaquil

Abstract

La estabilidad de una empresa familiar próspera es saber cuándo se debe cambiar la mentalidad de “empresa familiar” y comenzar a pensar en “empresa exitosa”. El dueño debería ser capaz de cambiar su mentalidad y transformarla en una visión hacia el futuro, profesionalizando así su negocio, y luego establecer estructuras, políticas y sistemas que aseguren el funcionamiento exitoso de la empresa. Importadora Guayaquil es una empresa mayorista con más de 15 años en el rubro, importa artículos para manualidades, matrimonios, bautizos, baby shower, pinturas para telas, artículos de cordonería y librerías entre otros. Sus clientes se encuentran entran en todo Chile. La empresa a través de sus años ha crecido, siendo hoy en día una de las principales proveedoras de cordonería y librerías a lo largo del país, sin embargo sus ventas han disminuido en comparación a años anteriores. Importadora Guayaquil actualmente ha disminuido sus ventas en un 8% en comparación al año 2013, lo que tiene a los dueños muy preocupados. Como comenté en un principio para que una empresa familiar sea exitosa debe profesionalizar su negocio haciendo una planificación estratégica y aplicar cambios enfocados a la modernización de esta, ya que, es de suma importancia que la empresa Importadora Guayaquil realice transformaciones, en caso contrario puede convertirse en una empresa que no esté capacitada para hacer frente a los nuevos tiempos. En la actualidad la empresa cuenta con una administración y gestión comercial obsoleta, siendo una de las principales causales de su disminución de ventas en el año 2014. Una empresa del tamaño de la importadora Guayaquil debería tener definido todos sus procesos administrativos, los cuales no se han realizado a lo largo de 15 años. Es por esto que la empresa tendrá que reestructurar su administración y gestión comercial de manera urgente para poder enfrentarse a la situación actual de notable disminución de sus ventas. Al inicio de mi práctica profesional en la importadora, me pude dar cuenta de los principales problemas dentro del área comercial de la empresa, ya que, eran muy evidentes. Analizando la empresa nos pudimos dar cuenta que es una cadena secuencial de factores, lo que afecta el funcionar de esta, ya que, no existe un proceso de administración consistente en el que todos los trabajadores realicen sus actividades en base a este, generando así fuertes deficiencias en las ventas del negocio. A continuación definiré los problemas y puntos críticos de la compañía que afectan el funcionar de los procesos administrativos. Unos de los primeros problemas que nos pudimos percatar fue que a lo largo de los 15 años de funcionamiento de la empresa, nunca se han definido la misión, visión y objetivos o metas. La empresa consta con 8 vendedores quienes están distribuidos por zonas a través de lo largo del todo Chile, a los cuales jamás se les ha ejercido algún tipo de control o capacitación de estrategia de ventas. La inexistencia de control y capacitaciones genera la posible disminución de la productividad de las ventas. La Importadora posee un protocolo de ventas que está desfasado en los tiempos, aun así ningún vendedor sigue el protocolo entregado. El único método de incentivos para mantener a los vendedores motivados es únicamente a través de las comisiones que entrega la empresa. Hace unos años atrás se incrementaron nuevas tecnologías, sin embargo, no todos los trabajadores las utilizan, ya que algunos siguen utilizando los métodos antiguos. No existe ningún proceso de post venta, después de que el cliente recibe su pedido se corta la comunicación con él. En los últimos años no han buscado nuevos puntos de ventas, se han quedado con la segmentación de hace 15 años atrás. No existen indicadores de desempeño, lo que impide medir los logros a los cuales se quieren llegar. El indicador es el elemento central y fundamental para la medición y evaluación del desempeño de los trabajadores. Sin indicadores no sabemos qué estamos haciendo y qué debemos de hacer, lo que trae fuertes consecuencias en los resultados de la empresa. Analizando los problemas de la importadora, se puede concluir que la empresa posee fuertes deficiencias en la gestión comercial actual, es por esto que quiero enfocar mi proyecto en la reformulación de esta área de la empresa.

La estabilidad de una empresa familiar próspera es saber cuándo se debe cambiar la mentalidad de “empresa familiar” y comenzar a pensar en “empresa exitosa”. El dueño debería ser capaz de cambiar su mentalidad y transformarla en una visión hacia el futuro, profesionalizando así su negocio, y luego establecer estructuras, políticas y sistemas que aseguren el funcionamiento exitoso de la empresa. Importadora Guayaquil es una empresa mayorista con más de 15 años en el rubro, importa artículos para manualidades, matrimonios, bautizos, baby shower, pinturas para telas, artículos de cordonería y librerías entre otros. Sus clientes se encuentran entran en todo Chile. La empresa a través de sus años ha crecido, siendo hoy en día una de las principales proveedoras de cordonería y librerías a lo largo del país, sin embargo sus ventas han disminuido en comparación a años anteriores. Importadora Guayaquil actualmente ha disminuido sus ventas en un 8% en comparación al año 2013, lo que tiene a los dueños muy preocupados. Como comenté en un principio para que una empresa familiar sea exitosa debe profesionalizar su negocio haciendo una planificación estratégica y aplicar cambios enfocados a la modernización de esta, ya que, es de suma importancia que la empresa Importadora Guayaquil realice transformaciones, en caso contrario puede convertirse en una empresa que no esté capacitada para hacer frente a los nuevos tiempos. En la actualidad la empresa cuenta con una administración y gestión comercial obsoleta, siendo una de las principales causales de su disminución de ventas en el año 2014. Una empresa del tamaño de la importadora Guayaquil debería tener definido todos sus procesos administrativos, los cuales no se han realizado a lo largo de 15 años. Es por esto que la empresa tendrá que reestructurar su administración y gestión comercial de manera urgente para poder enfrentarse a la situación actual de notable disminución de sus ventas. Al inicio de mi práctica profesional en la importadora, me pude dar cuenta de los principales problemas dentro del área comercial de la empresa, ya que, eran muy evidentes. Analizando la empresa nos pudimos dar cuenta que es una cadena secuencial de factores, lo que afecta el funcionar de esta, ya que, no existe un proceso de administración consistente en el que todos los trabajadores realicen sus actividades en base a este, generando así fuertes deficiencias en las ventas del negocio. A continuación definiré los problemas y puntos críticos de la compañía que afectan el funcionar de los procesos administrativos. Unos de los primeros problemas que nos pudimos percatar fue que a lo largo de los 15 años de funcionamiento de la empresa, nunca se han definido la misión, visión y objetivos o metas. La empresa consta con 8 vendedores quienes están distribuidos por zonas a través de lo largo del todo Chile, a los cuales jamás se les ha ejercido algún tipo de control o capacitación de estrategia de ventas. La inexistencia de control y capacitaciones genera la posible disminución de la productividad de las ventas. La Importadora posee un protocolo de ventas que está desfasado en los tiempos, aun así ningún vendedor sigue el protocolo entregado. El único método de incentivos para mantener a los vendedores motivados es únicamente a través de las comisiones que entrega la empresa. Hace unos años atrás se incrementaron nuevas tecnologías, sin embargo, no todos los trabajadores las utilizan, ya que algunos siguen utilizando los métodos antiguos. No existe ningún proceso de post venta, después de que el cliente recibe su pedido se corta la comunicación con él. En los últimos años no han buscado nuevos puntos de ventas, se han quedado con la segmentación de hace 15 años atrás. No existen indicadores de desempeño, lo que impide medir los logros a los cuales se quieren llegar. El indicador es el elemento central y fundamental para la medición y evaluación del desempeño de los trabajadores. Sin indicadores no sabemos qué estamos haciendo y qué debemos de hacer, lo que trae fuertes consecuencias en los resultados de la empresa. Analizando los problemas de la importadora, se puede concluir que la empresa posee fuertes deficiencias en la gestión comercial actual, es por esto que quiero enfocar mi proyecto en la reformulación de esta área de la empresa.