Evaluación Técnica y financiera para la adquisición de un software de contabilidad y activos fijos

Abstract

La idea de este proyecto es realizar una evaluación técnica y financiera sobre la inversión de un sistema de contabilidad y activos fijos, para esto será necesario hacer una cotización de cuánto será el valor de este programa, y ver en cuanto tiempo más se recupera esta inversión en la cual dicho programa abarcará toda la información necesaria por lo que ahorrará tiempo y será más eficiente el sistema, además tendrán la información clara y concisa sin ningún tipo de error. A continuación, se dará una breve explicación de cómo esta empresa opera y procede en el área de activos fijos. Los activos fijos que se contabilizan son las empresas Prolam, Wunderman y WPP Chile Finanzas Spa, la cual generalmente tiene equipos de computación ya que es lo que básicamente ocupan para trabajar en esa área. Las políticas de esta empresa es que dichos activos fijos se deprecian en la mayoría por 3 años es decir 36 meses y que tenga un valor igual o superior a $500.000 en la compra en casi la mayoría de los casos, es por esto que no se deprecian por ejemplo las Tablet o mouse ya que estos tienen un valor menor, lo mismo pasa con los muebles un ejemplo de ello son las sillas, es por esto que compran varias y las juntan para poder así depreciarlas, esta información está en un archivo Excel donde la información está incompleta y difícil de comprender. Por otro lado hay otro archivo que muestra el usuario quien tiene ese equipo, para quien fue comprado en un principio y si es que se transfirió a otra persona en el transcurso del tiempo y la ubicación de este, como también el código de dicho equipo para poder identificarlo, esto se empezó hacer muy reciente ya que anteriormente había muy poco control y no se sabía quién tenía dicho equipo, por lo tanto los datos almacenados en este archivo son muy pocos y son los ingresados actualmente, por lo que los equipos anteriores ya no se sabe quién los tiene. Ahora si se va un empleado de la empresa se puede ir perfectamente con una Tablet u otro equipo que tampoco se contabilizó, ya que la única forma de que el empleado no se lleve el equipo será que los mismos trabajadores recuerden que esa persona tenía un equipo de la empresa, por lo tanto, el sistema que estaban utilizando era muy poco eficiente ya que no le estaban dando la importancia suficiente. Por otro lado, hay un programa que la empresa utiliza llamado Unga, este sistema tiene los datos de la factura que fue de la compra realizada de dicho bien, en donde aparecen los datos más relevantes como son el tipo de equipo, proveedor, número de factura, valor de compra y claramente el código único que es el que se diferencia de todos los otros equipos, pero si necesitan saber alguna información del bien, los datos que aparecen son limitados, a veces solo se tiene el código sin valor de compra ni factura, por lo tanto la información que ingresaron es insuficiente, lo que hace que sea mucho más difícil de encontrarlo ya que por ejemplo hay códigos que están en el archivo de las depreciaciones y al buscarlos en el sistema no aparecen o están pero con menos información, entonces no está clara la información. Además, solo se estaba ingresando bienes con un valor alto, esto significa que se dejaban de lado aquellos equipos más pequeños, ya que igualmente son importantes para el control. Actualmente la empresa no presenta costos en la ejecución de sus tareas relacionadas a los activos fijos y la contabilidad, ya que el costo solo aplicaría en las remuneraciones de los empleados que realizan dichas actividades como son actualizar los archivos, realizar cálculos entre otros y al implementar el nuevo software disminuiría las horas en trabajar en estas actividades.

La idea de este proyecto es realizar una evaluación técnica y financiera sobre la inversión de un sistema de contabilidad y activos fijos, para esto será necesario hacer una cotización de cuánto será el valor de este programa, y ver en cuanto tiempo más se recupera esta inversión en la cual dicho programa abarcará toda la información necesaria por lo que ahorrará tiempo y será más eficiente el sistema, además tendrán la información clara y concisa sin ningún tipo de error. A continuación, se dará una breve explicación de cómo esta empresa opera y procede en el área de activos fijos. Los activos fijos que se contabilizan son las empresas Prolam, Wunderman y WPP Chile Finanzas Spa, la cual generalmente tiene equipos de computación ya que es lo que básicamente ocupan para trabajar en esa área. Las políticas de esta empresa es que dichos activos fijos se deprecian en la mayoría por 3 años es decir 36 meses y que tenga un valor igual o superior a $500.000 en la compra en casi la mayoría de los casos, es por esto que no se deprecian por ejemplo las Tablet o mouse ya que estos tienen un valor menor, lo mismo pasa con los muebles un ejemplo de ello son las sillas, es por esto que compran varias y las juntan para poder así depreciarlas, esta información está en un archivo Excel donde la información está incompleta y difícil de comprender. Por otro lado hay otro archivo que muestra el usuario quien tiene ese equipo, para quien fue comprado en un principio y si es que se transfirió a otra persona en el transcurso del tiempo y la ubicación de este, como también el código de dicho equipo para poder identificarlo, esto se empezó hacer muy reciente ya que anteriormente había muy poco control y no se sabía quién tenía dicho equipo, por lo tanto los datos almacenados en este archivo son muy pocos y son los ingresados actualmente, por lo que los equipos anteriores ya no se sabe quién los tiene. Ahora si se va un empleado de la empresa se puede ir perfectamente con una Tablet u otro equipo que tampoco se contabilizó, ya que la única forma de que el empleado no se lleve el equipo será que los mismos trabajadores recuerden que esa persona tenía un equipo de la empresa, por lo tanto, el sistema que estaban utilizando era muy poco eficiente ya que no le estaban dando la importancia suficiente. Por otro lado, hay un programa que la empresa utiliza llamado Unga, este sistema tiene los datos de la factura que fue de la compra realizada de dicho bien, en donde aparecen los datos más relevantes como son el tipo de equipo, proveedor, número de factura, valor de compra y claramente el código único que es el que se diferencia de todos los otros equipos, pero si necesitan saber alguna información del bien, los datos que aparecen son limitados, a veces solo se tiene el código sin valor de compra ni factura, por lo tanto la información que ingresaron es insuficiente, lo que hace que sea mucho más difícil de encontrarlo ya que por ejemplo hay códigos que están en el archivo de las depreciaciones y al buscarlos en el sistema no aparecen o están pero con menos información, entonces no está clara la información. Además, solo se estaba ingresando bienes con un valor alto, esto significa que se dejaban de lado aquellos equipos más pequeños, ya que igualmente son importantes para el control. Actualmente la empresa no presenta costos en la ejecución de sus tareas relacionadas a los activos fijos y la contabilidad, ya que el costo solo aplicaría en las remuneraciones de los empleados que realizan dichas actividades como son actualizar los archivos, realizar cálculos entre otros y al implementar el nuevo software disminuiría las horas en trabajar en estas actividades.