Mejora de procedimiento administrativo para el pago centralizado de comisiones de servicio: Dirección de Contabilidad y Finanzas-MOP, Región de Magallanes y Antártica Chilena

Abstract

Desde el año 2003, existía como procedimiento a nivel ministerial en las Direcciones Regionales, y en particular, Dirección Regional de Vialidad, como así también, sus respectivas Direcciones Provinciales de Vialidad ubicadas en Ultima Esperanza y Tierra del Fuego, con una dotación de 180 funcionarios confeccionar las Resoluciones de Cometidos de Servicio (RCF) y enviadas a la Dirección Regional de Contabilidad y Finanzas; dicho esto se ingresaban al sistema computacional en ambiente D.O.S, las RCF (Resolución de Cometido Funcional), se efectuaban de manera individual o colectivas y sumando al mes una cantidad aproximada de 450 a 500 RCF, lo cual aumentaba al doble o un poco más en el mes de diciembre debido al cierre presupuestario. En razón de esto, un funcionario debía dedicarse de acuerdo a calendario de trabajo, de manera exclusiva al ingreso de cada una de las RCF, de acuerdo al transcurso del tiempo y la evolución informática, se fueron modernizando e integrando los sistemas computacionales, siendo el último eslabón de esta gran cadena el Sistema de Remuneraciones. Durante el año 2011 la DCYF en conjunto con la Subsecretaria de Obras públicas, luego de un largo estudio, ponen en marcha un Sistema Transversal de Pago Centralizado de Comisiones de Servicio del Presupuesto Sectorial para todas las direcciones del MOP, a través de la integración de los sistemas de Recursos Humanos, Sistema Contable Financiero (SICOF) y Banco Estado. Para así de esta manera de asegurar la calidad y el oportuno pago de comisiones de servicios a los funcionarios. De tal manera que al efectuar la implementación de este proceso es necesario designar un Cuentadante Titular y Suplentes de manera de asegurar el normal funcionamiento en caso de ausencia del cuentadante titular. En este sentido los servicios del Ministerio de Obras Publicas, deben proveer fondos, a titulo de fondos internos a rendir de tal manera que las autorizaciones presupuestarias sean administradas por los servicios de acuerdo a las 12 necesidades y el presupuesto disponible para tal efecto; estas autorizaciones pueden ser para el año completo o por semestres, susceptibles de modificaciones las cuales generalmente son aumentos del gasto. Ahora bien, todos los sistemas son susceptibles de modificaciones y/o mejoramientos, nuestro caso en particular se desea efectuar una mejora de procedimientos tanto desde el aérea administrativa, como así también, desde el modulo del sistema contable financiero agregando una especie de mini balance que facilite el control de este presupuesto de manera de orientar, entregar las herramientas a los funcionarios involucrados en el proceso de pago de comisiones de servicios facilitando la gestión actual.

Desde el año 2003, existía como procedimiento a nivel ministerial en las Direcciones Regionales, y en particular, Dirección Regional de Vialidad, como así también, sus respectivas Direcciones Provinciales de Vialidad ubicadas en Ultima Esperanza y Tierra del Fuego, con una dotación de 180 funcionarios confeccionar las Resoluciones de Cometidos de Servicio (RCF) y enviadas a la Dirección Regional de Contabilidad y Finanzas; dicho esto se ingresaban al sistema computacional en ambiente D.O.S, las RCF (Resolución de Cometido Funcional), se efectuaban de manera individual o colectivas y sumando al mes una cantidad aproximada de 450 a 500 RCF, lo cual aumentaba al doble o un poco más en el mes de diciembre debido al cierre presupuestario. En razón de esto, un funcionario debía dedicarse de acuerdo a calendario de trabajo, de manera exclusiva al ingreso de cada una de las RCF, de acuerdo al transcurso del tiempo y la evolución informática, se fueron modernizando e integrando los sistemas computacionales, siendo el último eslabón de esta gran cadena el Sistema de Remuneraciones. Durante el año 2011 la DCYF en conjunto con la Subsecretaria de Obras públicas, luego de un largo estudio, ponen en marcha un Sistema Transversal de Pago Centralizado de Comisiones de Servicio del Presupuesto Sectorial para todas las direcciones del MOP, a través de la integración de los sistemas de Recursos Humanos, Sistema Contable Financiero (SICOF) y Banco Estado. Para así de esta manera de asegurar la calidad y el oportuno pago de comisiones de servicios a los funcionarios. De tal manera que al efectuar la implementación de este proceso es necesario designar un Cuentadante Titular y Suplentes de manera de asegurar el normal funcionamiento en caso de ausencia del cuentadante titular. En este sentido los servicios del Ministerio de Obras Publicas, deben proveer fondos, a titulo de fondos internos a rendir de tal manera que las autorizaciones presupuestarias sean administradas por los servicios de acuerdo a las 12 necesidades y el presupuesto disponible para tal efecto; estas autorizaciones pueden ser para el año completo o por semestres, susceptibles de modificaciones las cuales generalmente son aumentos del gasto. Ahora bien, todos los sistemas son susceptibles de modificaciones y/o mejoramientos, nuestro caso en particular se desea efectuar una mejora de procedimientos tanto desde el aérea administrativa, como así también, desde el modulo del sistema contable financiero agregando una especie de mini balance que facilite el control de este presupuesto de manera de orientar, entregar las herramientas a los funcionarios involucrados en el proceso de pago de comisiones de servicios facilitando la gestión actual.