Implementación de sistema de gestión documental Alfresco

Abstract

El proyecto de título “Implementación de sistema de gestión documental Alfresco” tiene como principal objetivo poder gestionar en forma eficiente la información durante todo el ciclo de vida de los documentos en todas las áreas de la empresa SAESA. Este proyecto comienza con un profundo análisis de cómo SAESA gestionaba sus documentos, esto permitió identificar claramente la problemática relacionada con esos procesos. El problema identificado es que actualmente SAESA posee distintos sistemas de almacenamiento de documentos digitales, y cada sistema propietario gestiona sus documentos digitalizados, los cuales muchas veces se encuentran duplicados en su almacenamiento. Además cuenta con que muchos documentos claves del negocio se almacenan en equipos locales de los usuarios, lo que transgrede parámetros de seguridad de la información. Para dar una solución de primer nivel a la implementación se utilizará una herramienta especializada en gestión documental llamada Alfresco ECM. Además se implementarán sitios colaborativos en Alfresco Share los cuales se construirán para que los usuarios del sistema generen ambientes de colaboración documental, que serán administrados por los jefes de área de SAESA. Con la implementación de Alfresco se busca terminar con la duplicación de documentos digitales, agregándole versionamiento a los mismos. Así como también agregar seguridad al sistema de gestión documental, donde los usuarios autorizados se encargarán de invitar al sitio a todos los miembros de su área, además de administrar los permisos y accesos sobre carpetas y documentos. Igualmente con la implementación del trabajo colaborativo, se soluciona el problema de las carpetas compartidas o distribución de documentos en medios de almacenamiento alternativos.

El proyecto de título “Implementación de sistema de gestión documental Alfresco” tiene como principal objetivo poder gestionar en forma eficiente la información durante todo el ciclo de vida de los documentos en todas las áreas de la empresa SAESA. Este proyecto comienza con un profundo análisis de cómo SAESA gestionaba sus documentos, esto permitió identificar claramente la problemática relacionada con esos procesos. El problema identificado es que actualmente SAESA posee distintos sistemas de almacenamiento de documentos digitales, y cada sistema propietario gestiona sus documentos digitalizados, los cuales muchas veces se encuentran duplicados en su almacenamiento. Además cuenta con que muchos documentos claves del negocio se almacenan en equipos locales de los usuarios, lo que transgrede parámetros de seguridad de la información. Para dar una solución de primer nivel a la implementación se utilizará una herramienta especializada en gestión documental llamada Alfresco ECM. Además se implementarán sitios colaborativos en Alfresco Share los cuales se construirán para que los usuarios del sistema generen ambientes de colaboración documental, que serán administrados por los jefes de área de SAESA. Con la implementación de Alfresco se busca terminar con la duplicación de documentos digitales, agregándole versionamiento a los mismos. Así como también agregar seguridad al sistema de gestión documental, donde los usuarios autorizados se encargarán de invitar al sitio a todos los miembros de su área, además de administrar los permisos y accesos sobre carpetas y documentos. Igualmente con la implementación del trabajo colaborativo, se soluciona el problema de las carpetas compartidas o distribución de documentos en medios de almacenamiento alternativos.