El uso de tecnología para capacitar y su impacto en la gestión del cambio de un proyecto tecnológico complementaria de SAP

Abstract

El proyecto desarrollado por el suscrito con el objeto de optar al Título de Ingeniero Civil Industrial pretende entregar una visión teórica y práctica sobre la Gestión del Cambio, disciplina que a su juicio reviste gran importancia para las organizaciones, públicas y privadas, obligadas a concebirse en un permanente estado de transformación a fin de poder adaptarse exitosamente a un mundo global y cambiante, definido por el dinámico avance de la ciencia y la tecnología. Para cumplir con las finalidades planteadas, el trabajo consideró dos áreas de interés, la primera, dedicada a construir un marco teórico actualizado y suficiente y, la segunda, concentrada en el estudio de un caso, ubicado en el marco de su pasantía en calidad de Memorista en la Corporación del Cobre, Codelco, concerniente a un proyecto de reemplazo tecnológico en el ámbito del pago de facturas a proveedores, en el que se intentó utilizar la capacitación, y específicamente, aquella impartida a través de medios virtuales, en apoyo de la gestión del cambio. Respecto de la primera, realizó una investigación bibliográfica que permitió establecer que el principal y más conocido autor en este ámbito del conocimiento es John Kotter, quien a partir de su experiencia profesional propone una Metodología de 8 Pasos, que refiere, también a los 8 errores que habitualmente se producen al gestionar el cambio. Complementando el enfoque de Kotter, se reseñan los aportes de Burcet, quien analiza el cambio como un proceso que deben enfrentar las personas, el cual se desarrolla a través de 5 Plataformas, que culminan en una estado de conciencia en que el individuo se entiende y concibe como un sujeto en permanente evolución. Además de ellos, se da cuenta de los enfoques de los autores James C. Collins y Jerry I. Porras, quienes enfatizan la importancia de la visión y valores trascendentes de la organización, componentes que permiten conducir exitosamente los procesos de cambio. Igualmente, se estimó necesario investigar el estado del arte en materia de Capacitación y E-Learning, ya que ambas disciplinas fueron utilizadas como herramientas en apoyo de la gestión del cambio. En cuanto al estudio del caso, hecho sobre la base de la instalación de un sistema denominado VIM, esto es, Vendor Invoice Management, una herramienta SAP para de gestión de documentos de pago, la evaluación efectuada por el suscrito desde la perspectiva de la Gestión del Cambio, permitió establecer la ocurrencia de numerosos errores que causaron consecuencia negativas de importancia para la Corporación, tales como retardos, sobrecostos y falta de interés generalizada en el uso de esta nueva aplicación por parte del personal a cargo de operativizarlo. Estos errores se relacionan con fallas y omisiones en materia de gestión del cambio, los que incluso configuran una situación de carencia de estrategias en este ámbito, como también, con una preparación y evaluación del proyecto con limitados instrumentos cuantitativos. A lo anterior, se suma una restringida visión de los que significa el diseño de un programa de capacitación idóneo para sustentar el cambio de sistema, y, especialmente, una limitada utilización de las ventajas y capacidades que posee el Elearning para estos efectos. Ahora bien, los adversos resultados experimentados con motivo de este reemplazo tecnológico es la mejor prueba de la importancia que tiene para una organización la aplicación de marcos técnicos rigurosos y consistentes, los que han sido ampliamente probados a través de exitosas experiencias en el medio empresarial del mundo desarrollado. Consecuentemente, el suscrito confía en que su Proyecto de Título colabore a una adecuada utilización de los conceptos e instrumentos asociados a la gestión del cambio, así como a la aplicación de herramientas tecnológicas para capacitar adecuadamente al personal involucrado en un proceso de renovación y modernización organizacional.

El proyecto desarrollado por el suscrito con el objeto de optar al Título de Ingeniero Civil Industrial pretende entregar una visión teórica y práctica sobre la Gestión del Cambio, disciplina que a su juicio reviste gran importancia para las organizaciones, públicas y privadas, obligadas a concebirse en un permanente estado de transformación a fin de poder adaptarse exitosamente a un mundo global y cambiante, definido por el dinámico avance de la ciencia y la tecnología. Para cumplir con las finalidades planteadas, el trabajo consideró dos áreas de interés, la primera, dedicada a construir un marco teórico actualizado y suficiente y, la segunda, concentrada en el estudio de un caso, ubicado en el marco de su pasantía en calidad de Memorista en la Corporación del Cobre, Codelco, concerniente a un proyecto de reemplazo tecnológico en el ámbito del pago de facturas a proveedores, en el que se intentó utilizar la capacitación, y específicamente, aquella impartida a través de medios virtuales, en apoyo de la gestión del cambio. Respecto de la primera, realizó una investigación bibliográfica que permitió establecer que el principal y más conocido autor en este ámbito del conocimiento es John Kotter, quien a partir de su experiencia profesional propone una Metodología de 8 Pasos, que refiere, también a los 8 errores que habitualmente se producen al gestionar el cambio. Complementando el enfoque de Kotter, se reseñan los aportes de Burcet, quien analiza el cambio como un proceso que deben enfrentar las personas, el cual se desarrolla a través de 5 Plataformas, que culminan en una estado de conciencia en que el individuo se entiende y concibe como un sujeto en permanente evolución. Además de ellos, se da cuenta de los enfoques de los autores James C. Collins y Jerry I. Porras, quienes enfatizan la importancia de la visión y valores trascendentes de la organización, componentes que permiten conducir exitosamente los procesos de cambio. Igualmente, se estimó necesario investigar el estado del arte en materia de Capacitación y E-Learning, ya que ambas disciplinas fueron utilizadas como herramientas en apoyo de la gestión del cambio. En cuanto al estudio del caso, hecho sobre la base de la instalación de un sistema denominado VIM, esto es, Vendor Invoice Management, una herramienta SAP para de gestión de documentos de pago, la evaluación efectuada por el suscrito desde la perspectiva de la Gestión del Cambio, permitió establecer la ocurrencia de numerosos errores que causaron consecuencia negativas de importancia para la Corporación, tales como retardos, sobrecostos y falta de interés generalizada en el uso de esta nueva aplicación por parte del personal a cargo de operativizarlo. Estos errores se relacionan con fallas y omisiones en materia de gestión del cambio, los que incluso configuran una situación de carencia de estrategias en este ámbito, como también, con una preparación y evaluación del proyecto con limitados instrumentos cuantitativos. A lo anterior, se suma una restringida visión de los que significa el diseño de un programa de capacitación idóneo para sustentar el cambio de sistema, y, especialmente, una limitada utilización de las ventajas y capacidades que posee el Elearning para estos efectos. Ahora bien, los adversos resultados experimentados con motivo de este reemplazo tecnológico es la mejor prueba de la importancia que tiene para una organización la aplicación de marcos técnicos rigurosos y consistentes, los que han sido ampliamente probados a través de exitosas experiencias en el medio empresarial del mundo desarrollado. Consecuentemente, el suscrito confía en que su Proyecto de Título colabore a una adecuada utilización de los conceptos e instrumentos asociados a la gestión del cambio, así como a la aplicación de herramientas tecnológicas para capacitar adecuadamente al personal involucrado en un proceso de renovación y modernización organizacional.