Mejora integral proceso recaudación y pagos CCAF Los Héroes

Abstract

Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, son entidades de previsión social constituidas como corporaciones de derecho privado, con patrimonio propio y sin fines de lucro. Atendida su naturaleza de entidad sin fines de lucro, sus excedentes son destinados a mejorar las prestaciones y servicios para sus afiliados y a optimizar su infraestructura y sistemas operativos para otorgarles una atención de excelencia. Es por ello intenta constantemente de mejorar sus procesos y calidad de servicio, en la subgerencia de Ingeniería de Procesos se detectó deficiencias del tipo operacional en el Proceso de Recaudación y Pagos, que consistía en que los principales productos que ofrece CCAF Los Héroes poseían inconsistencias entre los mismos, principalmente: Distintas fechas de facturación. Procesos de emplanillado generados desde múltiples aplicativos. Incumplimiento con los clientes en plazos de envío de información. Procesos de cuadratura manual y poco eficientes. Recaudaciones recepcionadas por la competencia directa. Manipulación de archivos enviados por recaudadores. Procesos de cuadratura de nóminas ineficientes en sucursales. Mora generada por ineficiencia de procesos internos. Bases de datos desactualizados y poco confiables. Aplicación de pagos a productos que no corresponden. Ciclos finales en procesos no cerrados (Procesos incompletos). Altos costos operacionales producto de nuestras inconsistencias. Debido a estos y otros factores, se decidió implementar un Sistema de Recaudación y Pago de los productos contratados por los afiliados, mediante el cual se pueda optimizar el proceso. Para incrementar la oferta de valor, CCAF Los Héroes ha incorporado dentro de su cartera de proyectos el desarrollo y ejecución de un Modelo de Recaudación y Pago. El objetivo del proyecto busca contar con un sistema integrado de recaudación de otizaciones previsionales, descuentos por planilla y pago de beneficios previsionales.Objetivos principales del proyecto. Implementar una solución computacional que permita a CCAF Los Héroes, en términos generales, lo siguiente: Concentrar toda la información correspondiente a los procesos de recaudación y pagos que se realizan por cada uno de los productos ofrecidos. Generar la facturación a empresa de los distintos productos en una fecha común. Disponibilizar las recaudaciones y pagos a través de múltiples canales. Gestionar en forma integrada el proceso de recaudación y pago. Alimentar dinámicamente los sistemas de producto con la información actualizada del resultado del proceso. Permitir administración y monitoreo del proceso de recaudación y pago en forma centralizada. Permitir otorgar el servicio de pago de beneficios y recaudación de otras entidades de seguridad social a través de sucursales de Los Héroes. Se espera que una vez finalizada la implementación del proyecto de Recaudación y Pagos se obtenga como resultado los siguientes tópicos: 1. Disminución costos de personal y facturación productos. 2. Consolidación en recaudación y pago de servicios. El nuevo sistema permitirá a Los Héroes optimizar la ejecución de la recaudación de sus operaciones de negocio y, al mismo tiempo, representará una nueva fuente de ingresos, por cuanto podrá comisionar por el servicio de recaudación que se ofrecerá a terceros. Para lograr lo anterior, el proyecto considera el diseño de un Proceso de Negocios orientado al cliente y el desarrollo de un sistema de información integrado con los otros procesadores de negocios que soporte y automatice el proceso.

Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, son entidades de previsión social constituidas como corporaciones de derecho privado, con patrimonio propio y sin fines de lucro. Atendida su naturaleza de entidad sin fines de lucro, sus excedentes son destinados a mejorar las prestaciones y servicios para sus afiliados y a optimizar su infraestructura y sistemas operativos para otorgarles una atención de excelencia. Es por ello intenta constantemente de mejorar sus procesos y calidad de servicio, en la subgerencia de Ingeniería de Procesos se detectó deficiencias del tipo operacional en el Proceso de Recaudación y Pagos, que consistía en que los principales productos que ofrece CCAF Los Héroes poseían inconsistencias entre los mismos, principalmente: Distintas fechas de facturación. Procesos de emplanillado generados desde múltiples aplicativos. Incumplimiento con los clientes en plazos de envío de información. Procesos de cuadratura manual y poco eficientes. Recaudaciones recepcionadas por la competencia directa. Manipulación de archivos enviados por recaudadores. Procesos de cuadratura de nóminas ineficientes en sucursales. Mora generada por ineficiencia de procesos internos. Bases de datos desactualizados y poco confiables. Aplicación de pagos a productos que no corresponden. Ciclos finales en procesos no cerrados (Procesos incompletos). Altos costos operacionales producto de nuestras inconsistencias. Debido a estos y otros factores, se decidió implementar un Sistema de Recaudación y Pago de los productos contratados por los afiliados, mediante el cual se pueda optimizar el proceso. Para incrementar la oferta de valor, CCAF Los Héroes ha incorporado dentro de su cartera de proyectos el desarrollo y ejecución de un Modelo de Recaudación y Pago. El objetivo del proyecto busca contar con un sistema integrado de recaudación de otizaciones previsionales, descuentos por planilla y pago de beneficios previsionales.Objetivos principales del proyecto. Implementar una solución computacional que permita a CCAF Los Héroes, en términos generales, lo siguiente: Concentrar toda la información correspondiente a los procesos de recaudación y pagos que se realizan por cada uno de los productos ofrecidos. Generar la facturación a empresa de los distintos productos en una fecha común. Disponibilizar las recaudaciones y pagos a través de múltiples canales. Gestionar en forma integrada el proceso de recaudación y pago. Alimentar dinámicamente los sistemas de producto con la información actualizada del resultado del proceso. Permitir administración y monitoreo del proceso de recaudación y pago en forma centralizada. Permitir otorgar el servicio de pago de beneficios y recaudación de otras entidades de seguridad social a través de sucursales de Los Héroes. Se espera que una vez finalizada la implementación del proyecto de Recaudación y Pagos se obtenga como resultado los siguientes tópicos: 1. Disminución costos de personal y facturación productos. 2. Consolidación en recaudación y pago de servicios. El nuevo sistema permitirá a Los Héroes optimizar la ejecución de la recaudación de sus operaciones de negocio y, al mismo tiempo, representará una nueva fuente de ingresos, por cuanto podrá comisionar por el servicio de recaudación que se ofrecerá a terceros. Para lograr lo anterior, el proyecto considera el diseño de un Proceso de Negocios orientado al cliente y el desarrollo de un sistema de información integrado con los otros procesadores de negocios que soporte y automatice el proceso.