Control del proceso de abastecimiento en pabellón central

Abstract

El objetivo de este proyecto consiste en analizar, evaluar, identificar debilidades y proponer mejoras al Sistema de Control de Gestión del Proceso de Abastecimiento en el área Pabellón Central en la Clínica Avansalud. La modalidad operacional considera que los insumos médicos son almacenados en la Unidad de Farmacia, la cual está encargada de enviarlos y abastecer a todas las unidades de la Clínica, principalmente los insumos médicos utilizados dentro de la Unidad de Pabellón Central, los cuales están almacenados en una farmacia satélite llamada Bodega de Pabellón o conocida dentro de la Clínica como “Recetario”. La problemática que se presenta dentro de esta Unidad es que existe un constante descuadre de los insumos médicos y fármacos en relación a las cantidades físicas versus lo que entrega el sistema, provocados por fallas en los procesos de despacho, recepción y devolución de estos. Estos descuadres provocan desviaciones cercanas a los 7 millones de pesos semestralmente, los que se acreditan incorrectamente a favor de la Clínica Avansalud. Durante el desarrollo de este proyecto se observa que existen graves problemáticas en los procesos de trabajo, reflejándose en malas prácticas realizadas por parte del personal de Pabellón y de Recetario. Los conflictos que se presentan dentro de Recetario son causados por el alto nivel de trabajo al momento de atender al personal de Pabellón (Pabelloneros), agravado por la necesidad de entregar una rápida respuesta a sus solicitudes y no contar con el personal necesario. Por otra parte, las reposiciones provenientes desde la Unidad de Farmacia se realizan en horarios de alto flujo de trabajo generando mayor congestión y control de inventario deficitario. En el caso del Pabellón Central el contenido de las canastas quirúrgicas es muy básico, con materiales insuficientes para realizar las cirugías, y es por este motivo que se deben estar solicitando constantemente nuevos insumos en Recetario promediando 7 salidas desde pabellón por cirugía, con un tiempo promedio de 2 minutos cada una. Para evitar estas salidas existen en cada pabellón unos botiquines, pero su reposición es lenta y su contenido no es suficiente para responder ante las necesidades del médico. Hay que destacar además que existen fallas en los procesos de solicitud y devolución. Se suman las malas prácticas y prestamos entre pabellones, lo cual no corresponde ya que no permite mantener un control sobre los materiales de trabajo, causando el descuadre antes mencionado. Para poder lograr un mayor control, el presente estudio propone diversas mejoras a implementar, tales como, entregar una mayor responsabilidad a los pabelloneros sobre sus botiquines, realizar constantes inventarios para mantener un orden adecuado, utilizar herramientas tecnológicas, que son utilizadas en otras clínicas, para optimizar el manejo de las canastas quirúrgicas. Los principales beneficios que entregan estas mejoras son un mayor control de los insumos utilizados, disminución de los descuadres por sistema, evitar infecciones intrahospitalaria provocadas por las salidas de los pabelloneros, disminución en los tiempos de trabajo, generando por este concepto un aumento en la productividad de los pabellones, con lo cual será posible aumentar a un total de 10 cirugías diarias, aumentando los ingresos de esta Unidad en CLP$ 217.960.743 por año.

El objetivo de este proyecto consiste en analizar, evaluar, identificar debilidades y proponer mejoras al Sistema de Control de Gestión del Proceso de Abastecimiento en el área Pabellón Central en la Clínica Avansalud. La modalidad operacional considera que los insumos médicos son almacenados en la Unidad de Farmacia, la cual está encargada de enviarlos y abastecer a todas las unidades de la Clínica, principalmente los insumos médicos utilizados dentro de la Unidad de Pabellón Central, los cuales están almacenados en una farmacia satélite llamada Bodega de Pabellón o conocida dentro de la Clínica como “Recetario”. La problemática que se presenta dentro de esta Unidad es que existe un constante descuadre de los insumos médicos y fármacos en relación a las cantidades físicas versus lo que entrega el sistema, provocados por fallas en los procesos de despacho, recepción y devolución de estos. Estos descuadres provocan desviaciones cercanas a los 7 millones de pesos semestralmente, los que se acreditan incorrectamente a favor de la Clínica Avansalud. Durante el desarrollo de este proyecto se observa que existen graves problemáticas en los procesos de trabajo, reflejándose en malas prácticas realizadas por parte del personal de Pabellón y de Recetario. Los conflictos que se presentan dentro de Recetario son causados por el alto nivel de trabajo al momento de atender al personal de Pabellón (Pabelloneros), agravado por la necesidad de entregar una rápida respuesta a sus solicitudes y no contar con el personal necesario. Por otra parte, las reposiciones provenientes desde la Unidad de Farmacia se realizan en horarios de alto flujo de trabajo generando mayor congestión y control de inventario deficitario. En el caso del Pabellón Central el contenido de las canastas quirúrgicas es muy básico, con materiales insuficientes para realizar las cirugías, y es por este motivo que se deben estar solicitando constantemente nuevos insumos en Recetario promediando 7 salidas desde pabellón por cirugía, con un tiempo promedio de 2 minutos cada una. Para evitar estas salidas existen en cada pabellón unos botiquines, pero su reposición es lenta y su contenido no es suficiente para responder ante las necesidades del médico. Hay que destacar además que existen fallas en los procesos de solicitud y devolución. Se suman las malas prácticas y prestamos entre pabellones, lo cual no corresponde ya que no permite mantener un control sobre los materiales de trabajo, causando el descuadre antes mencionado. Para poder lograr un mayor control, el presente estudio propone diversas mejoras a implementar, tales como, entregar una mayor responsabilidad a los pabelloneros sobre sus botiquines, realizar constantes inventarios para mantener un orden adecuado, utilizar herramientas tecnológicas, que son utilizadas en otras clínicas, para optimizar el manejo de las canastas quirúrgicas. Los principales beneficios que entregan estas mejoras son un mayor control de los insumos utilizados, disminución de los descuadres por sistema, evitar infecciones intrahospitalaria provocadas por las salidas de los pabelloneros, disminución en los tiempos de trabajo, generando por este concepto un aumento en la productividad de los pabellones, con lo cual será posible aumentar a un total de 10 cirugías diarias, aumentando los ingresos de esta Unidad en CLP$ 217.960.743 por año.